Politique de protection des renseignements personnels

Politique de protection des renseignements personnels / Septembre 2023

INTRODUCTION ET OBJECTIFS

La protection des renseignements personnels est encadrée par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la Charte des droits et libertés de la personne et par le Code civil du Québec.

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Par exemple : nom, signature, adresse, dossier médical, numéros de téléphone, courriel, image et voix, information financière, numéro d’assurance sociale.

COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Coopérative recueille des renseignements personnels lorsqu’elle a un intérêt sérieux et légitime de le faire et elle ne conserve que ceux qui sont nécessaires à son bon fonctionnement. Si vous refusez de consentir à la présente politique ou ses annexes, la Coopérative ne pourrait pas vous offrir ses services.

Autre que pour la prestation des services, les renseignements personnels peuvent aussi être utilisés pour des fins d’étude de marché, distribution d’infolettres d’embauche de personnel. Les renseignements personnels ne seront jamais vendus à des tiers, à moins que la Coopérative obtienne un consentement à cet effet.

MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les dossiers physiques contenant des renseignements confidentiels sont gardés sous clé́ dans un classeur. Les renseignements personnels sont conservés dans un serveur infonuagique pour lequel l’entrée d’un mot de passe sécurisé́ est requise. La Coopérative s’est dotée d’un mur pare-feu et d’un logiciel antivirus pour limiter la portée d’attaques malveillantes.

RESPONSABLE DE LA POLITIQUE

Mme Diane Labelle, adjointe-administrative de la Coopérative, est responsable de la protection des renseignements personnels au sein de la Coopérative.

Il est possible de la rejoindre au 819 508-2070 ou à coopsantepetitenation@gmail.com.

CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS

PERSONNELS

Lorsque l’objet pour lequel un renseignement personnel a été recueilli est réalisé́, la Coopérative le détruit, sauf exception. Vous pouvez demander que tout renseignement personnel vous concernant vous soit remis ou détruit. À défaut, les documents ou données contenant des renseignements personnels sont déchiquetés, reformatés, réécrits, démagnétisés ou la Coopérative procède à l’écrasement des informations.

DROIT D’ACCÈS ET DE TRANSFERT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Lorsque vous ou un de vos représentants autorisés en fait la demande écrite ou en remplissant le formulaire à cet effet, la Coopérative confirmera qu’elle détient des renseignements personnels vous concernant. La Coopérative peut alors, dans les trente (30) jours de la réception de la demande, permettre la consultation ou le transfert du dossier et tout renseignement personnel y étant consigné. Les refus sont motivés par écrit par la Coopérative dans ce même délai. Si aucune réponse n’est donnée dans ce délai, ceci équivaut à un refus. Il est alors possible de contester un refus devant la Commission d’accès à l’information (CAI).

Malgré́ certaines exceptions, la Coopérative ne peut refuser de divulguer un renseignement personnel en cas d’urgence à moins qu’il en résulterait un préjudice grave pour votre santé. Les renseignements personnels de nature médicale ou sociale des 14 ans et moins sont uniquement communiqués à leur avocat ou leurs parents et ne peuvent pas nuire aux soins entre l’enfant et le professionnel traitant.

DEMANDE DE RECTIFICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Lorsque vous ou un de vos représentants autorisés en fait la demande écrite ou en remplissant le formulaire à cet effet, la Coopérative pourra rectifier ou supprimer des renseignements vous concernant, et ce, dans les trente (30) jours de la réception de la demande. Les refus sont motivés par écrit par la Coopérative dans ce même délai. Si aucune réponse n’est donnée dans ce délai, ceci équivaut à un refus. Il est alors possible de contester un refus devant la CAI. Si la demande est acceptée, la Coopérative fournit une preuve confirmant son exécution. La Coopérative ne peut pas être tenue responsable de quelconque manquement dans le cas où une demande de rectification n’est pas effectuée par vous alors qu’elle aurait dû.

COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À UN TIERS

Au moment de recueillir des renseignements personnels, la Coopérative vous fera remplir un formulaire. Les tiers qui n’y figurent pas doivent obtenir votre consentement exprès pour accéder à vos renseignements personnels, sauf exception. La Coopérative s’assure que la politique est respectée par les tiers.

FRAIS DE TRANSCRIPTION, REPRODUCTION OU TRANSMISSION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Coopérative charge des frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission de renseignements personnels.

PROCESSUS EN CAS D’INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

En cas d’incident concernant des renseignements personnels, la Coopérative s’assure de suivre la procédure prévue dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Les personnes concernées, la CAI et certains tiers, lorsque leur intervention est nécessaire, seront avisés dès que possible. Lorsque vous décelez un incident, vous devez contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées affichées ci-haut. Les plaintes/signalements sont traités dans un maximum de trente (30) jours après leur dépôt.

Malgré́ toutes les mesures mises en place, la Coopérative ne peut garantir une sécurité infaillible à tout scénario envisageable.

INAPPLICATION DE LA POLITIQUE

Lorsqu’une personne concernée quitte le site Internet de la Coopérative pour n’importe quel autre site Internet dont le lien figure sur celui de la Coopérative, la présente politique n’est plus applicable.

De plus, la présente politique n’est pas applicable si une loi ou un tribunal fait en sorte de contraindre la Coopérative à transmettre des renseignements personnels.